Fluentime

Datenschutzerklärung – Fluentime

Zuletzt aktualisiert: 27. März 2026

1. Wer wir sind (Verantwortlicher)

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Fluentime („Fluentime", „wir", „uns") personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Fluentime-Anwendung und unserer Website verarbeitet. Fluentime ist in Deutschland ansässig.

Kontakt: support@fluentime.io

2. Gegenstand dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

  • die Fluentime Desktop- und Mobile-Anwendungen („App")
  • unsere Website unter https://fluentime.io („Website")
  • optionale Funktionen und Integrationen (z. B. Cloud-Sync, KI-Funktionen, Kalenderintegrationen)

3. Grundprinzipien: Local-First und optionale Dienste

Fluentime ist als Local-First-Anwendung konzipiert. Standardmäßig werden deine Zeiterfassungsdaten lokal auf deinem Gerät gespeichert (z. B. in einer lokalen SQLite-Datenbank). Bestimmte Funktionen sind optional und werden nur genutzt, wenn du sie aktiv aktivierst. Diese können die Übertragung oder Speicherung von Daten bei Drittanbietern umfassen.

4. Kategorien personenbezogener Daten, die wir verarbeiten können

  • Konto- und Kontaktdaten: z. B. E-Mail-Adresse, Kennungen für Lizenzierung, Support und Kontoverwaltung.
  • App-Inhaltsdaten: z. B. Ereignistitel, Beschreibungen, Zeiten, Projekt-/Kundennamen, Notizen und zugehörige Metadaten, die du in der App eingibst.
  • Nutzungs- und Gerätedaten: z. B. technische Kennungen, App-Version, Geräte-/Betriebssysteminformationen, Diagnosedaten und Protokolle (soweit zutreffend).
  • Transaktions- und Abrechnungsdaten: z. B. Abonnementstatus, Kaufzeitpunkte, Rechnungen/Quittungen (je nach Kaufkanal).
  • Kalenderintegrationsdaten (optional): z. B. Kalendermetadaten (Titel, Zeitraum), soweit für die aktivierte Integration erforderlich.
  • Website-Daten: z. B. Server-Logs (IP-Adresse, Zugriffszeit, aufgerufene Seite) und über Kontaktkanäle gesendete Mitteilungen.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen (DSGVO)

Wir verarbeiten personenbezogene Daten für folgende Zwecke und Rechtsgrundlagen:

  • Bereitstellung der App und Kernfunktionalität (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung).
  • Kontoverwaltung, Lizenzierung und Abonnementstatus (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung).
  • Support und Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vertragsbezogene Anfragen; sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).
  • Sicherheit, Betrugsprävention und Dienststabilität (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen an sicheren und zuverlässigen Diensten).
  • Optionale Funktionen mit Drittanbietern (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung; du kannst die Einwilligung durch Deaktivierung der Funktion widerrufen).
  • Rechtliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), z. B. steuerliche und buchhalterische Pflichten soweit anwendbar.

6. Optionaler Cloud-Sync (Supabase)

Cloud-Sync ist optional. Wenn du Cloud-Sync nicht aktivierst, bleiben deine Daten lokal auf deinem Gerät gespeichert.

Wenn Cloud-Sync aktiviert ist, werden Daten über Supabase mit Servern in Frankfurt, Deutschland (EU) synchronisiert. Deine Daten werden bei der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand verschlüsselt. Fluentime verkauft oder teilt deine Daten nicht mit Dritten, außer wie in dieser Richtlinie beschrieben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Du kannst die Einwilligung jederzeit widerrufen, indem du Cloud-Sync in den App-Einstellungen deaktivierst.

7. Optionale KI-Funktionen (OpenAI)

Fluentime kann optionale KI-gestützte Funktionen bereitstellen (z. B. Verfeinern von Titeln und Beschreibungen sowie Spracheingabe zur Erstellung von Einträgen). Diese Funktionen sind optional und werden nur verwendet, wenn du sie aktivierst.

Wenn KI-Funktionen aktiviert sind, können ausgewählte von dir bereitgestellte Inhalte (z. B. Ereignistitel und -beschreibungen sowie zugehöriger Kontext) zur Verarbeitung an OpenAI übermittelt werden, um die von dir angeforderte KI-Ausgabe zu generieren.

Spracheingabe und KI-Verarbeitung durch Dritte

Die Spracheingabefunktion verwendet einen zweistufigen Prozess:

  1. Geräteseitige Spracherkennung (Apple). Deine Sprache wird vollständig auf deinem Gerät mithilfe von Apples geräteinterner Spracherkennungs-Framework transkribiert. In dieser Phase wird keine Audioaufnahme von deinem Gerät übertragen.
  2. KI-Verarbeitung über Drittanbieter (OpenAI). Das resultierende Texttranskript wird an OpenAI (über eine Fluentime-Serverfunktion) gesendet, um deine Absicht zu interpretieren und Ereignisdetails zu extrahieren (z. B. Titel, Datum, Uhrzeit und Projekt). Das bedeutet, dass dein gesprochener Inhalt – in Textform – von OpenAI verarbeitet wird, einem Drittanbieter mit Sitz in den Vereinigten Staaten.

Was das für deinen Datenschutz bedeutet: Wenn du die Spracheingabe zur Erstellung eines Eintrags verwendest, wird der Text des Gesagten zur Verarbeitung an OpenAI gesendet. Du solltest es vermeiden, sensible persönliche Informationen (z. B. Gesundheitsdaten, Finanzdaten oder Passwörter) in Spracheinträgen zu nennen.

OpenAI kann diese Daten auf Servern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeiten, einschließlich in den Vereinigten Staaten. Fluentime stützt sich auf geeignete Schutzmaßnahmen (z. B. Standardvertragsklauseln) für solche Übertragungen. Weitere Informationen findest du in OpenAIs Datenschutzrichtlinie.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Du wirst um Einwilligung gebeten, bevor KI-Funktionen, einschließlich Spracheingabe, aktiviert werden. Du kannst die Einwilligung jederzeit durch Deaktivierung der KI-Funktionen in den App-Einstellungen widerrufen.

Hinweis: KI-Ausgaben können fehlerhaft sein. Du bist dafür verantwortlich, KI-generierte Inhalte zu prüfen und zu entscheiden, ob du sie verwenden möchtest.

8. Optionale Kalenderintegrationen (Apple, Google, Microsoft)

Fluentime kann optionale Integrationen mit externen Kalenderdiensten anbieten, einschließlich Apple Calendar, Google Calendar und Microsoft Outlook/Microsoft 365. Diese Integrationen sind optional und müssen von dir aktiviert werden.

Je nach Integration und Konfiguration kann Fluentime Kalenderdaten (z. B. Ereignistitel und Zeitraum) lesen und/oder schreiben, ausschließlich um die aktivierte Kalenderfunktionalität bereitzustellen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Du kannst die Einwilligung widerrufen, indem du die Integration in den App-Einstellungen deaktivierst und/oder Berechtigungen in deinen Kalenderkontoeinstellungen entziehst.

9. Kein iCloud-Sync

Fluentime verwendet Apple iCloud nicht zur Datenspeicherung oder -synchronisierung.

10. Zahlungen, Käufe und Abrechnungsanbieter

Website-Käufe. Käufe über die Website werden über Paddle abgewickelt, das als Merchant of Record fungieren und Zahlungsabwicklung, Rechnungsstellung, Steuerbearbeitung und Abrechnungssupport übernehmen kann. Paddle verarbeitet Daten, wie es zur Abwicklung der Transaktion und zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

App-Store-Käufe. Käufe über den Apple App Store oder Mac App Store werden von Apple gemäß Apples Bedingungen und Datenschutzpraktiken abgewickelt. Fluentime erhält in der Regel nur die Informationen, die zur Validierung deines Abonnementstatus erforderlich sind, abhängig von den Plattformfähigkeiten.

11. Datenweitergabe und Empfänger

Wir verkaufen deine personenbezogenen Daten nicht. Wir können Daten an folgende Empfängerkategorien weitergeben, nur soweit erforderlich:

  • Dienstleister, die den Kernbetrieb unterstützen (z. B. Hosting, Infrastruktur, Support-Tools), unter angemessenen vertraglichen Schutzmaßnahmen.
  • Supabase (nur wenn Cloud-Sync aktiviert ist).
  • OpenAI (nur wenn KI-Funktionen aktiviert sind).
  • Kalenderanbieter (nur wenn Kalenderintegration aktiviert ist).
  • Paddle für Website-Abrechnung und Zahlungsabwicklung.
  • Apple für App-Store-Abrechnung und Abonnementverwaltung.
  • Behörden oder Rechtsberater, soweit gesetzlich vorgeschrieben oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich.

12. Internationale Übermittlungen

Einige Drittanbieter können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeiten. In diesem Fall stützen wir uns auf geeignete Schutzmaßnahmen (z. B. Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln), soweit gesetzlich erforderlich.

13. Datenspeicherung

  • Lokale App-Daten: auf deinem Gerät gespeichert, bis du sie löschst oder die App deinstallierst, sofern du keinen optionalen Cloud-Sync aktivierst.
  • Cloud-Sync-Daten (optional): werden aufbewahrt, solange Cloud-Sync aktiviert ist, und für einen angemessenen Zeitraum, der für den Dienstbetrieb und die Compliance erforderlich ist, es sei denn, du löschst sie oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
  • Support-Kommunikation: wird so lange aufbewahrt, wie es zur Bearbeitung deiner Anfrage und für eine angemessene Nachverfolgung erforderlich ist, und dann gelöscht oder anonymisiert, soweit möglich.
  • Abrechnungsunterlagen: werden gemäß den anwendbaren Steuer- und Buchführungsgesetzen aufbewahrt (soweit zutreffend).

14. Sicherheit

Wir implementieren geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Maßnahmen umfassen Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS), Verschlüsselung im Ruhezustand, Zugriffskontrollen und Datensparsamkeitspraktiken.

15. Deine Rechte (DSGVO)

Vorbehaltlich gesetzlicher Anforderungen hast du möglicherweise das Recht auf:

  • Auskunft über deine personenbezogenen Daten
  • Berichtigung unrichtiger Daten
  • Löschung von Daten („Recht auf Vergessenwerden")
  • Einschränkung der Verarbeitung
  • Datenübertragbarkeit
  • Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen
  • Widerruf der Einwilligung jederzeit (wenn die Verarbeitung auf Einwilligung basiert)

Zur Ausübung deiner Rechte kontaktiere: support@fluentime.io

Du hast auch das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat deines gewöhnlichen Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

16. Kinder

Fluentime richtet sich an Erwachsene. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern.

17. Website-Protokolle

Wenn du die Website besuchst, können unsere Server automatisch Protokolldaten verarbeiten (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, User-Agent). Dies dient der Sicherheit, Fehlerbehebung und dem Betrieb der Website.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen am Betrieb einer sicheren und zuverlässigen Website).

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Das Datum „Zuletzt aktualisiert" oben gibt an, wann Änderungen vorgenommen wurden. Wesentliche Änderungen werden in geeigneter Weise kommuniziert, soweit erforderlich.

19. Kontakt

Für datenschutzbezogene Fragen oder Anfragen kontaktiere: support@fluentime.io